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使用規定

貸会議室の使用規定です。ご利用の前にご一読下さい。

東京証券会館 会議室 使用規程

目的

第1条 この規程は、(株)東京証券会館(以下、「当社」といいます。)が提供する会議室の使用に関して、使用を希望する方の申込み手続き、使用料の支払い、遵守していただく事項その他必要な事項を定めたものです。

用語の定義

第2条 この規程で用いている用語の意味は、次のとおりです。

  1. 使用者とは、会議室の使用申込み手続きが完了し、当社がその使用を承認する書類を交付した方で、実際に会議室をご使用いただく方をいいます。
  2. 使用者等とは、使用者及び当該使用者の主催に基づく催事の来場者をいいます。
  3. 付帯設備とは、予め、当社が準備してある機器・備品類をいい、建物の構築物をも含みます。
  4. 基本使用料とは、各会議室の机と椅子を学校式に設営した定員に対応する、セット料金のことをいいます。
  5. 付帯設備使用料とは、前第3号にいう付帯設備をご使用になった場合、当社にお支払いいただく料金のことをいいます。
  6. 超過使用料とは、次条第3項でいう会議室の貸出時間帯の前又は超えて使用した場合に、基本使用料とは別にお支払いいただく1時間あたりの料金のことをいいます。
  7. 基本使用料、付帯設備使用料及び超過使用料は、本規程及び別途定める「会議室使用規程の取扱い細則」(以下、単に「細則」といいます。)において特段の断わりのない限り、それぞれの本体価格に消費税及び地方消費税相当額を加えた額をいいます。

貸出し日及び貸出し時間

第3条 会議室をご使用いただける日は、土曜日及び日曜日、国民の祝日に関する法律第2条及び第3条に規定する休日、年末・年始(12月31日から翌年1月3日まで)(以下、「休日」といいます。)及び施設点検等により当社が休業とした日を除いた毎日(以下、「平日」といいます。)となります。

【2】 当社は、使用を希望する方から、予め申し出があり、当社がお受けできる場合に限り、前項の規定にかかわらず、休日であっても、会議室をご使用いただけます。

【3】 会議室をご使用いただける時間帯は、平日にあっては、開始時刻午前9時から終了時刻午後9時までです。
また、休日にあっては、開始時刻午前9時から終了時刻午後6時までです。

【4】 ご使用いただく時間帯には、使用者による準備又は片付けの時間も含んでいただきます。なお、使用前日の準備又は使用日の翌日の片付けのための使用については、予め当社にお申出のうえ実施していただきますが、この場合についても第9条別表に定める基本使用料又は超過使用料をお支払いいただく場合があります。

【5】 当社は、使用を希望する方から予め申し出があり、当社がお受けできる場合に限り、第3項の時間帯を変更することがあります。ただし、この場合、使用者には、第9条別表に定める基本使用料に加えて、超過使用料をお支払いいただきます。

【6】 貸出し日及び貸出し時間に関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

申込み手続き

第4条 当社は、会議室の使用を希望する方が、所定の「使用申込書」を当社へ直接提出し、申込み後速やかに第9条別表に定める基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいい、本条において同じ。)の半額以上の金額を申込金としてお支払いいただいたときをもって、正式な申込みがあったものとして取扱うこととします。   
なお、超過使用を予め申込まれていた場合には、前述の申込金に超過使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)をも含んでいただきます。

【2】 当社は、前項にいう申込金のお支払いがない場合の申込みについては、全て仮予約として取扱うこととします。

【3】 当社は、前項の仮予約を行った方が、使用希望日の15日前の前日までに、第1項の正式な申込みの手続きを行わなかった場合には、申込みがなかったものとして取扱うこととします。

【4】 会議室の使用を希望する方が、使用希望日の15日前以降に会議室の使用を申込む場合には、所定の「使用申込書」を当社へ直接提出し、申込み後速やかに基本使用料及び付帯設備使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)の全額を申込金としてお支払いいただきます。
なお、超過使用を予め申込まれていた場合には、前述の申込金に超過使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)をも含んでいただきます。

【5】 申込み手続きに関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

使用の解約又は変更

第5条 使用者は、その使用を解約又は変更しようとするときは、所定の「解約・変更届出書」を速やかにご提出していただきます。

【2】 使用者は、前項に基づく解約を行った場合は、キャンセル料相当額として、基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいい、本条において同じ。)及び超過使用を予め申込まれていた場合の超過使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。本条において同じ。)については次の金額を、また、基本使用料以外で使用者が別途負担すべき費用があるときは、その相当額を当社にお支払いいただきます。

  1. 解約を申し出た日が使用希望日の14日から2日前までの場合……基本使用料等の半額
  2. 解約を申し出た日が使用希望日の前日又は当日の場合……基本使用料等の全額

【3】 使用者が、止むを得ず使用希望日、使用時間帯又は会議室(以下、本項及び次項において「使用希望日等」といいます。)を変更若しくは使用をホールに変更した結果、承認されていた使用希望日等に係る基本使用料等を下回った場合には、キャンセル料相当額として、次の金額を当社にお支払いいただきます。

  1. 変更を申し出た日が使用希望日の14日から2日前までの場合……
    変更前の使用希望日等に係る基本使用料等相当額から変更後の使用希望日等に係る基本使用料等相当額を差し引いた額の半額
  2. 変更を申し出た日が使用希望日の前日又は当日の場合……
    変更前の使用希望日等に係る基本使用料等相当額から変更後の使用希望日等に係る基本使用料等相当額を差し引いた額

【4】 使用者が、使用希望日等を変更若しくは使用をホールに変更した結果、当初承認されていた使用希望日等に係る基本使用料等を上回る場合は、前条にいう申込金の追加分として当該上回った基本使用料等の半額以上の金額を速やかにお支払いいただきます。

【5】 使用の解約又は変更に関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

備品等の持ち込み及び新たな施設の設置

第6条 当社では、使用者が、止むを得ず会議室内への機器、備品及び物品(以下この条において、単に「備品等」といいます。)の持ち込み、又は、新たに設備を施す場合には、その内容を記した書類を添付のうえ、予め、所定の「備品等持込み届出書」をもって当社の承認を得ていただくこととしております。   
なお、当社の承認を得ないで備品等の持ち込み、又は、新たな設備を施された場合には、直ちに備品等の使用、又は、新たな施設の使用を中止していただきますとともに会議室の使用も中止していただく場合があります。

【2】 当社は、前項により、提出された届出書及び添付書類と、持ち込まれた備品等、又は、新たに施された設備とを突合することがあります。

【3】 当社は、使用者が持ち込んだ備品等又は新たに施された設備について、使用者による搬出又は撤去が遅延し、会議室の貸出しに支障が生じる恐れがあるときには、当社において、搬出又は撤去処理することができるものとします。ただし、当該搬出又は撤去処理に係る費用は、使用者の負担となります。

【4】 備品等の持ち込み及び新たな施設の設置に関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

使用する権利の譲渡又は転貸

第7条 使用者が、会議室を使用する権利を第三者に譲渡又は転貸することは、原則としてお断りしております。ただし、第4条にいう申込金として基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいい、本条において同じ。)及び付帯設備使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいい、本条において同じ。)の全額を予めお支払いいただいている場合で、細則に定める手続きをお取りいただいたときに限り、譲渡又は転貸についてお認めする場合もあります。

【2】 当社は、当社の承認を得ないで会議室を使用する権利を第三者に譲渡又は転貸の事由が発生したときは、直ちに、申込みの解除又は使用の中止を行うとともに、当該申込みを行われた方に当初申込み(その後に変更があった場合には、その変更後とする。)に係る基本使用料相当額及びその使用者が別途負担すべき費用があるときは、その相当額を違約金相当額として支払っていただきます。

【3】 前2項の処置により第三者に損害等が発生した場合であっても、当該使用を申込まれた方が負うものとして、当社は、一切責任を負いません。

【4】 使用する権利の譲渡又は転貸に関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

遵守事項

第8条 使用者は、会議室の使用にあたって、常に善良なる管理者の注意をもっていただくとともに次項を厳守していただきます。

【2】 使用者等は、次の事項を厳守していただける信頼のもとで、会議室を使用いただくことを承諾していただきます。

  1. 会議室の使用にあたって、公序良俗に反する行為等は行わないこと
  2. 建物及び付帯設備を汚損、毀損又は紛失しないよう十分注意して使用すること
  3. 当社の承認を得ないで会議室の内外で募金、物品の販売は行わないこと
  4. 無断で飲食物を会議室内に持ち込まないこと
  5. 爆発性又は発火性のある物品、その他危険性又は不潔若しくは悪臭のある物品を会議室内に持ち込まないこと
  6. 会議室内外での清潔、整頓の保持、火気の取締まり、入場者の管理、所持品の管理その他衛生・防火・防犯について当社の指示に従うこと
  7. 不測の災害時に備えて避難経路を事前に確認しておくこと、また、万一、災害が発生した場合には、当社係員の誘導に従うこと
  8. 広告、看板類の掲出その他管理上、当社が、必要と認める事項について、当社の指示に従うこと

基本使用料等

第9条 会議室の基本使用料、付帯設備使用料及び超過使用料(以下、「基本使用料等」といいます。)は、別表に掲げるとおりです。

【2】 使用者は、基本使用料に付帯設備使用料を加算した額から第4条第1項又は第4項により支払った申込金を差し引いた額に差異が生じた場合には、当該差異額を使用日の5平日後までに当社にお支払いいただきます。

【3】 使用者は、使用時間中に付帯設備の全面入れ替えをする場合又はこれに準ずる場合には、使用日の5平日後までに、別表に掲げる設営料(本体価格に消費税及び地方消費税相当額を加えた額をいいます。)を当社にお支払いいただきます。

【4】 基本使用料等に関する詳細は、細則をもつて定めてあります。

使用中止等

第10条 次の事項の場合は、使用を中止させていただきます。その際の損害は当社では一切負いません。

  1. 使用申込書に記載した使用目的や内容がこの規程又は細則に反しているとき。または必要事項の記入がないとき及び使用目的や内容に虚偽の記載等があったとき。
  2. 第7条に規定する承認を得ないで使用する権利を譲渡又は転貸したとき。
  3. 会議室及び付属の場所で混乱又は危険が予想されるとき。
  4. その他管理・運営上、支障が生じるなど不適当と認められるとき。
  5. 使用者等が、暴力団、暴力団関係者その他反社会的勢力に該当することが判明したとき。

【2】 前項による使用中止の場合であっても、使用者は、基本使用料等(消費税及び地方消費税を除いたそれぞれの本体価格をいう。)及びその使用者が別途負担すべき費用があるときは、その相当額を違約金として、当社に支払っていただきます。

免責事項

第11条 当社は、次の事項については、その責を負わないことを、予め、承知していただきます。

  1. 持ち込み品の盗難、毀損、紛失
  2. 所持品等の盗難、毀損、紛失
  3. 使用者等の故意又は過失に起因する損害
  4. 天災地変に起因する災害による損害
  5. 前条第1項の使用中止に起因する使用者等の損害
  6. 前各号に属さず、第8条の規定に違反して生じた損害

損害賠償

第12条 使用者等の故意又は過失により、会議室の内外を問わず、当社所有の建物内の付帯設備、機器類又は備品が、汚損、毀損又は紛失した場合、若しくは毀損したことに起因して第三者に損害が及んだ場合、その損害については、使用者に賠償していただきます。

附則(平成16年1月21日改正)

  1. この改正は、平成16年2月1日から実施する。
  2. この改正が実施される以前に使用の申込みが行われ予約金が支払われている場合は、第4条第1項又は第4項の規定に基づく申込金が支払われたと看做すこととする。
  3. 第4条第4項の規定は、本規程実施以前に使用申込みがされたものについては適用しない。
  4. 規程第5条にいうキャンセル料の算定基準については、旧規程の規定にかかわらず改正後の規定を適用する。
  5. この改正が実施される以前に使用の申込みが行われた使用にかかわる基本使用料等の支払いについては、規程第9条第2項の規定は適用しない。
  6. 規程第9条第3項の規定は、本規程実施以前の使用については、適用しない。
  7. 規程第9条第1項に規定する、別表の改正規定は、平成16年9月21日から適用する。

附則(平成17年3月30日改正)

  1. 規程第1条の改正規定は、平成17年7月1日から適用する。

附則(平成26年10月31日改正)

  1. この改正は、平成26年11月1日から適用する。

「会議室使用規程」の取扱い細則

目的

第1条 この「会議室使用規程」の取扱い細則は、「東京証券会館会議室使用規程」(以下、単に「規程」という。)の運営に関して、統一した取扱いを定めるものです。

貸出し日及び貸出し時間の取扱い

第2条 規程第3条第2項にいう、休日に会議室をご使用いただくことについて、「当社がお受けできる場合」とは、原則として、次のとおりとなっています。

  1. 2部屋以上の使用であること
  2. 第7、10会議室については、前記(1)の使用とセットであること
  3. ホール使用者が同日使用する場合は、この限りではありません

【2】 規程第3条第3項にいう時間帯について、同条第5項の規定に基づく変更の範囲は、平日にあっては、午前8時から午前9時までと、午後9時から午後10時までです。
また、休日にあっては、午前8時から午前9時までと、午後6時から午後10時までです。

申込み手続きの取扱い

第3条 規程第4条第1項及び第4項の規定にいう、所定の「使用申込書」を当社へ直接提出するとは、当社窓口への提出のほか、郵送又はファクシミリ送信のいずれかの方法により提出することもできますが、当該使用申込書を当社が受領し、内容の確認連絡ができたときをもって「直接提出した」と看做すこととします。

【2】 使用を希望する方が、仮予約とした使用希望日、時間帯について、他の使用を希望する方から、規程第4条第1項でいう「正式な申込みがあったと取扱われる」手続きが行われようとしている旨の当社からの連絡があったときに、速やかに正式な申込み手続きが行われない場合には、当該仮予約は、取り下げとなることを予め承諾していただきます。

【3】 規程第4条第1項及び第4項の規定にかかわらず、「申込金」について、当社が別途定める基準(以下、「社内基準」といいます。)の規定に基づき、適用しないことがあります。

【4】 規程第4条第1項及び第4項にいう、「申込金」については、現金を原則としますが、当社指定の金融機関への振込み(振込み手数料については、使用を希望する方の負担となります。)により支払うこともできます。

【5】 お預かりした申込金については、利息を付けません。また、申込金は原則としてお返しできません。

【6】 使用日又は時間帯の変更を行った場合、申込金を変更後の使用申込みの申込金に充当することはできますが、分割した充当はできません。

【7】 規程第4条第3項にいう、「使用希望日の15日前の前日までに」とは、使用を希望する日を含めない実日数(以下、規程及び本細則における日数計算において同様とします。)とします。ただし、使用希望日の15日前の前日が、休日に該当する場合には、休日の明けた日とします。   
なお、休日の明けた日とすることにより、規程第5条第2項及び第3項にいうキャンセル料の算出のための日数が延長又は短縮されることは、妨げられません。

【8】 使用申込みのできる期間は、原則として、申込日より6か月先の使用希望日までの分となっています。なお、当社における申込み受付の時間帯は、平日の午前9時から午後5時までの間です。

使用の解約又は変更の取扱い

第4条 規程第5条第1項にいう、「所定の「解約・変更届出書」を速やかにご提出していただきます。」とは、記載必要事項が記され押印されている解約・変更届出書を窓口に提出することを原則としますが、郵送又はファクシミリ送信のいずれかの方法により提出することができるものとします。ただし、当該届出書を当社が受領し、内容の確認連絡ができたときに限るものとします。

【2】 規程第5条第2項にいう「基本使用料以外で使用者が別途負担すべき費用」とは、吊看板制作、生花などにかかわる費用をいいます。

【3】 規程第5条第2項及び第3項にいうキャンセル料の算出のための日数計算において、応当日が休日であったときは、休日の前日の平日とします。

【4】 規程第5条第3項及び第4項にいう変更については、当社がお受けできる場合に限り、1回のみの変更ができることといたします。

備品等の持ち込み及び新たな施設の設置の取扱い

第5条 規程第6条第1項にいう、「予め、所定の「備品等持込み届出書」をもって当社の承認を得ていただく」とは、使用日の前日(休日であった場合は、休日の前日の平日とします。)までに、記載必要事項が記され押印されている備品等持込み届出書を窓口に提出し、当社の受領印のある同届出書の写しを受けることを原則としますが、郵送又はファクシミリ送信のいずれかの方法により提出することもできます。ただし、当該届出書を当社が受領し、内容の確認連絡ができたときに限るものとします。

【2】 同届出書の提出については、使用日ごとを原則としますが、会議室の使用が、複数日に亘る場合には、使用日ごとの提出に代えて総括形式による提出ができるものとします。

【3】 同届出書の提出の対象となる備品等又は新たに施す設備は次のとおりとします。

  1. ビデオ機材一式(カメラ、三脚、照明、電源及びケーブル)
  2. パソコン及びプロジェクター
  3. 配付資料類
  4. 自社紹介物類
  5. 通訳関係設備
  6. 粗品
  7. その他

【4】 備品等又は新たに施す設備の搬入、搬出については、当社の係員の指示に従っていただきます。

使用する権利の譲渡又は転貸の取扱い

第6条 規程第7条第1項にいう、当社が譲渡又は転貸を認める場合は、次の手続きが必要となります。

  1. 当初使用申込みをされた方への譲渡又は転貸を受ける方からの有効な確約書(特に様式は問いませんが、費用(追加分を含む。)の支払い関係が確約明記され、かつ、規程第8条及び第11条乃至第12条の規定を遵守する旨が併記されている必要があります。)を添えて、当初使用申込みをされた方(法人にあっては、代表者名をもって行っていただきます。)から予め願書(特に使用に係る責任が帰属する旨を明記していただきます。)をもって申出ていただきます。
    なお、同時に使用に関する変更等がある場合においても、前述と同様な手続きのうえ、所要の届出書を提出していただくこととなります。
  2. 当社が承諾したとは、受理した願書と提出済みの申込書等とを確認のうえ、当該譲渡又は転貸による使用が認められるものとの状況判断がされたときに、必要な使用者変更手続きを行うこととするとともに、使用を承諾した旨の書面を両者に発送したときとなります。

基本使用料等の取扱い

第7条 規程第9条に規定する基本使用料の取扱いについては、別表に掲げる基本使用料が、平日に会議室を使用した場合の使用料(以下、単に「平日料金」という。)であることに対して、規程第3条第2項にいう休日に会議室を使用した場合の基本使用料(以下、単に「休日料金」という。)は、次により算出された料金となります。

  1. 使用時間が4時間未満の場合
    平日料金の基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)の30%割増しとなります。
  2. 使用時間が4時間以上の場合    
    平日料金の基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)の20%割増しとなります。

【2】 休日使用にかかわる解約又は変更が生じた場合の規程第5条に規定されるキャンセル料の算出にあたっては、前項の休日料金を適用します。また、規程第7条及び第10条に規定される違約金の算出にあたっても同様とします。

【3】 規程第9条の規定にかかわらず、会議室でホテルオークラの食事を利用した場合には、基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)が20%割引きとなります。

【4】 規程第9条の規定にかかわらず、展示会を行う場合の基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)は、平日料金又は休日料金の20%割増しとなります。

【5】 休日の使用であっても、付帯設備使用料、超過使用料及び設営料については、平日料金を適用いたします。

【6】 規程第9条第1項にいう、「基本使用料等」については、現金を原則としますが、当社指定の金融機関への振込み(振込み手数料については、使用者の負担とします。)により支払うこともできます。

基本使用料の取扱いの特例

第7条の2 規程第9条の規定にかかわらず、当社社内基準に基づき、一定の条件を充たした使用者については、お支払いいただく基本使用料(消費税及び地方消費税を除いた本体価格をいう。)を割り引くことがあります。

附則(平成16年1月21日制定)

  1. この細則は、平成16年2月1日から実施する。
  2. この細則が実施される以前に使用の申込みが行われた使用については、第2条第2項の規定は適用しない。
  3. この細則が実施される以前に使用の申込みが行われたものについては、第3条第3項及び第8項の規定は適用しない。
  4. 本細則の実施日以前に申込まれた使用日にかかわる規程第6条の規定に基づく届出は、細則第5条の規定に基づき承認されていると看做すこととする。
  5. 第7条第1項の規定は、本細則の実施日以降の使用申込みから適用する。
  6. この細則が実施される以前に使用の申込みが行われたものについては、第7条の2の規定は適用しない。
  7. 第7条の2の規定は、この細則の実施日以降2か月経過後の使用から適用する。
  8. 細則第7条第1項に規定する、別表の改正規定は、平成16年9月21日から適用する。

附則(平成17年3月30日改正)

  1. 細則第2条第1項(1)(2)(3)の改正規定は、平成17年7月1日から適用する。

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